訪問成功與否往往取決于出訪前的準備工作。出訪前的準備工作主要有：履行各種手續、後勤準備（衣、食、住、行、通訊、錢等）、了解當地的風土人情、安排訪問日程等。
1、确定訪問時間
西班牙的節日衆多，除了國慶節、元旦、聖誕節、複活節、聖周等傳統節日外，每個地區每年都要舉行帶有濃郁地方特色的節日。西班牙人喜歡在節假日及周末進行家人聚會，不願接待客人。此外，西班牙人有夏天休假的習慣。然而，訪問西班牙的目的是希望能見到西班牙政府官員或企業主管人員，商談合作事宜；但是，在節假日安排活動是十分困難的。為了不給接待方在安排日程時帶來不必要的麻煩，因此應避免在節假日期間訪問西班牙，即訪問西班牙的時間應避開每年的12月下旬到1月上旬、3月或4月的聖周、7月上旬至9月上旬等。
2、前期準備
訪問時間确定後，應通過有關渠道（如中國駐西班牙大使館、西班牙駐華使館及西班牙合作夥伴等）聯系接待單位，請對方發邀請信、安排活動日程等。在辦理完内部審批手續後，應抓緊辦理護照、簽證、購彙等手續，以免耽誤行程。與此同時，提前規劃出訪路線、預訂機票和旅館等。上述後勤事務最好通過旅行社來安排，不但可以省去很多精力，而且通過旅行社還可以争取到好的價格，從而節省費用。
3、與駐外使館保持溝通
無論是在出訪前還是出訪中，建議訪問組織單位都要與我駐西使館（或使館經商處）保持聯系和溝通。壹方面，可以通過我駐西使館（或使館經商處）了解更多的信息、安排壹些活動；另壹方面，我駐西使館（或使館經商處）也可以對訪問提供壹定的支持和幫助。
